De financiële producten op intersolve.eu zijn wettelijk gezien een betaalmiddel en worden uitgegeven door Intersolve Payments B.V., een financiële instelling die onder toezicht staat van De Nederlandsche Bank. Elke financiële instelling is wettelijk verplicht om haar klanten goed te kennen. Banken controleren bijvoorbeeld ook hun klanten als die een bankrekening openen of een hypotheek afsluiten.
De verkoper, acceptant of houder van een financieel product moet daarom door Intersolve geïdentificeerd worden. In het geval van zakelijke klanten die deze producten verkopen of accepteren, dienen eigenaren, gevolmachtigden, vertegenwoordigers of begunstigden geïdentificeerd te worden.
Dit proces van identificeren en controleren is onderdeel van het KYC beleid. KYC staat voor Know Your Customer (weet wie je klant is). Dit proces is bij Intersolve ingericht conform de eisen uit de wet- en regelgeving rondom Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) en Wft (Wet op financiëel toezicht).
Intersolve Payments BV is een financiële dienstverlener met een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB). Deze vergunning betekent dat we bevoegd zijn om financiële diensten aan te bieden en derdengelden te beheren. DNB houdt toezicht op Intersolve en ziet erop toe dat wij financieel gezond zijn en voldoen aan voorwaarden voor een goed en kundig bestuur.
Door deze vergunning heeft Intersolve te maken met strenge regelgeving zoals de Wft (Wet Financieel toezicht) en de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Deze twee wetten verplichten Intersolve tot het uitvoeren van klantonderzoek, ook wel CDD (Customer Due Diligence) of KYC (Know Your Customer) genoemd. Intersolve dient een integere bedrijfsvoering te waarborgen en daarom zijn wij verplicht te weten met wie we een zakelijke relatie aangaan of voor wie wij transacties verrichten.
Bij uw aanvraag plaatsen wij u in een risicoclassificatie volgens de geldende wet- en regelgeving. Wij houden hiervoor meerdere categorieën aan, de drie meest voorkomende classificaties zijn laag risico, normaal risico en hoog risico.
In het geval er sprake is van een hoger risico zal Intersolve vragen om aanvullende informatie/documentatie. U of uw organisatie kunt bijvoorbeeld in hoog risico terecht komen als er sprake is van een politiek prominent persoon (PEP) of omdat de organisatie actief is in een hoog risicosector. Het is voor Intersolve geen probleem om klanten in een verhoogde risico classificatie te faciliteren. Intersolve zal in deze gevallen enkel om extra documenten vragen en het dossier vaker periodiek actualiseren. De meeste gevolgen van de toekenning van de risicoclassificatie zijn nauwelijks merkbaar en eenmaal geaccepteerd hoeft u amper inspanningen te verrichten.
Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen zijn wij verplicht om onderzoek te doen naar de herkomst van het geld dat daarbij wordt gebruikt.
Intersolve Payments BV is een Nederlandse financiële instelling die gespecialiseerd is in het aanbieden van diensten op het gebied van afwikkeling van betalingsverkeer en elektronisch geld, een zogenaamde elektronische geldinstelling. Om deze financiële dienstverlening te mogen aanbieden, moet Intersolve voldoen aan de geldende financiële wet- en regelgeving. Zij staat daarom onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en beschikt over de vergunning als Elektronische Geldinstelling (en daarmee ook de vergunning als Betaalinstelling).
Financiële instellingen hebben de verplichting om een goed ‘Ken Je Klant’ beleid te voeren. Het doel van dit proces is om de herkomst en locatie van geld inzichtelijk te krijgen, ter voorkoming van het onbewust en onbedoeld faciliteren van het platform bij bijvoorbeeld witwaspraktijken, terrorismefinanciering en (belasting)fraude.
Een bewijs van herkomst van vermogen maakt duidelijk op welke manier u uw tegoeden hebt verkregen. Het uitgangspunt is wat u aan ons verklaart. Deze verklaring moeten wij kunnen onderzoeken. Daarom moet de herkomst van de middelen ook worden onderbouwd en aangetoond met onafhankelijke informatie of documenten. De documentatie dekt minstens het totaalbedrag aan stortingen (in het geval van crowdfunding investeringen) en geeft uitleg over hoe en wanneer deze zijn verkregen. Welke informatie precies nodig is hangt onder andere af van de herkomst van de middelen:
- spaargelden en/of beleggingen (jaaropgave van de bank of beleggingsinstelling of kopie van de meest recente aangifte inkomstenbelasting (IB) en een kopie van het bankrekeningafschrift waaruit het actuele saldo blijkt en hoe deze is opgebouwd)
- verkoop vastgoed (een kopie van het verkoopcontract en een recent saldobiljet van de oude hypotheek - niet ouder dan 3 maanden of de notarisafrekening)
- erfenis (als erfenis is afgehandeld via de notaris: kopie bankrekeningafschrift met bijschrijving van de erfenis of als de erfenis niet is afgewikkeld via een notaris: kopie aangifte/aanslag erfbelasting)
- gift of schenking (kopie bankrekeningafschrift waarop de schenking staat vermeld en waaruit blijkt dat het gaat om een gift/schenking of een schenkingsovereenkomst die door alle partijen is ondertekend)
- loterij of kansspelen (kopie bankrekeningafschrift met bijschrijving van het gewonnen bedrag en naam uitkerende instantie)
- lening (getekende kopie leningovereenkomst)
- virtuele valuta (kopie IB-aangifte met opgave crypto currency)
De lijst hierboven is niet beperkend. Mogelijk stellen we op basis van de documenten die je hebt aangeleverd aanvullende vragen of vragen we meer documenten op.
Een Politiek Prominent Persoon (PEP, afkorting voor Politically Exposed Person) is iemand met een politiek prominente functie of iemand die een politiek prominente functie heeft bekleed. Bedrijven die onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) vallen zijn verplicht om hun relaties te screenen om erachter te komen of ze te maken hebben met een PEP. Familie en als naaste geassocieerden bekende personen van PEP's vallen ook onder de reikwijdte.
Het is daarom belangrijk voor ons om te weten of één of meer van de volgende personen in de afgelopen 12 maanden een politiek functie heeft bekleed:
- de natuurlijk persoon is PEP, familie van een PEP of naaste geassocieerde van een PEP.
- de UBO of pseudo-UBO is PEP, familie van een PEP of naaste geassocieerde van een PEP.
- de bestuurder of vertegenwoordigingsbevoegde is PEP, familie van een PEP of naaste geassocieerde van een PEP.
- de gevolmachtigde is PEP, familie van een PEP of naaste geassocieerde van een PEP.
- het RvC lid is PEP, familie van een PEP of naaste geassocieerde van een PEP.
Onder familieleden vallen:
a) de echtgenoot/echtgenote of de persoon met wie de betrokkene een geregistreerd partnerschap of een soortgelijke regeling is aangegaan.
b) de kinderen en hun echtgenoten of personen met wie zij een geregistreerd partnerschap of een soortgelijke regeling zijn aangegaan;
c) de ouders;
Onder naaste geassocieerden vallen:
a) natuurlijke personen van wie bekend is dat deze met een politiek prominente persoon de gezamenlijke uiteindelijk begunstigden zijn van juridische entiteiten of juridische constructies, of met een politiek prominente persoon andere nauwe zakelijke relaties hebben;|
b) natuurlijke personen die als enige de uiteindelijk begunstigden zijn van een juridische entiteit of juridische constructie waarvan bekend is dat deze is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van een politiek prominente persoon;
Door onze klanten en hun activiteiten te kennen, kunnen we onze integere ondersteuning garanderen. Daarnaast voldoen we op deze manier aan de aangescherpte wet- en regelgeving rond Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren vanterrorisme) en Wft (Wet op financiëel toezicht).
Hiervoorhebben we bepaalde identiteits- en bedrijfsgegevens nodig die bij elke nieuweklant of nieuwe aanvraag voor transactieverwerking worden opgevraagd. Maar ook onze trouwe klanten vragen we regelmatig om deze informatie up-to-date te zetten door middel van periodieke controle. Zodra we gegevens van u of uw organisatie nodig hebben, zowel als nieuwe als actieve klant, ontvangt u hiervoor een uitnodiging per mail.
Intersolve accepteert een kopie paspoort of kopie van de Europeseidentiteitskaart behoeve van het identificeren van een natuurlijk persoon. Overige documenten zullen niet worden geaccepteerd.
Acceptatievoorwaarden document:
- Het document mag niet zijn verlopen.
- Een kopie van het geldige identiteitsbewijs dient goed leesbaar te zijn.
- Enkel het Burgerservicenummer (hierna: BSN) mag afgeschermd/geblurred worden.
- Het document mag niet als gestolen of vermist geregistreerd staan.
- Geen kopie van een kopie.
Naast de aanlevering van een eigen gemaakte kopie van uw identiteitsbewijs kunt u ook met de "KopieID-app" van de Rijksoverheid een veilige kopie van het identiteitsbewijs maken. Hiermee kunt u gegevens laten weg strepen die voor Intersolve niet noodzakelijk zijn, zoals het BSN.
Transacties die via Intersolve verwerkt worden, kunnen in beginsel enkel uitbetaald worden op een rekeningnummer dat op naam staat van een onderneming. Het IBAN-nummer dat wordt ingevuld als rekeningnummer voor de uitbetalingen, wordt hierop automatisch gecontroleerd.
Indien het rekeningnummer niet automatisch gecontroleerd kan worden zal er een kopie van het bankafschrift worden opgevraagd. Doordat de naam van de zakelijke rekening en het rekeningnummer (IBAN) hierop vermeld staan, kunnen we de naam-nummercontrole uitvoeren.
Eisen met betrekking tot de kopie van het bankafschrift:
- Naam van de zakelijke rekening (statutaire naam of commerciële naam) duidelijk zichtbaar
- IBAN-nummer/rekeningnummer
- Logo van de bank
- Datum afschrift
- Transactie bedragen en gegevens van de overschrijvingen die op het afschrift te zien zijn, mogen onleesbaar gemaakt worden.
Via de webversie van de website van de bank(niet altijd via de app) kan men eenvoudig een pdf van het bankafschrift downloaden. Bij de meeste banken kan men vanuit het betalingsoverzicht een PDF opslaan van de betreffende organisatie. Lukt dat niet, dan verzoeken wij u om contact op te nemen met uw bank. Het afschrift kunt u vervolgens downloaden en samen met eventuele andere benodigde documenten naar ons opsturen.
Uitzondering:
Uitbetaling op de rekening van een natuurlijk persoon kan enkel plaatsvinden als er sprake is van een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid (eenmanszaak, entiteit natuurlijk persoon of een vergelijkbare buitenlandse rechtsvorm) of er sprake is van een investeerder die vanuit privévermogen een investering doet in een crowdfunding project.
Om financiële dienstverlening te mogen aanbieden, moet Intersolve Payments BV voldoen aan de geldende financiële wet- en regelgeving. Van alle ondernemingen waarvoorde UBO-registratieplicht geldt dient Intersolve Payments een uittreksel UBO-register op te slaan in het klantdossier. In sommige gevallen is het uittreksel voor Intersolve niet toegankelijk. In dit geval dient Intersolve een gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register op te vragen bij de cliënt met wie een nieuwe zakelijke relatie wordt aangegaan. De cliënt kan dit gewaarmerkt uittreksel opvragen bij de Kamer van Koophandel (KvK) en vervolgens aan ons verstrekken.
UBO-registratieplicht geldt voor:
- niet-beursgenoteerde bv’s en nv’s
- stichtingen
- verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid/beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming)
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma, en commanditaire vennootschappen. Uitgezonderd zijn stille maatschappen die geen onderneming drijven.
- rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SEs)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCEs)
- Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV)
- kerkgenootschappen: alleen als de organisatie verplicht staat ingeschreven in het Handelsregister en er geen Nederlandse koepelorganisatie boven de organisatie staat.
UBO-registratieplicht geldt niet voor:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde BV’s en NV’s
- 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
- verenigingen van eigenaars
- BV’s(en andere rechtspersonen) in oprichting
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen (waaronder de historische rechtspersonen zoals hofjes, boermarken, fundaties en gilden)
Raadpleeg de site van de Rijksoverheid voor meer informatie: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiele-sector/ubo-register
Tijdens de registratieprocedure van uw identiteitsbewijs zult u deze namen tegenkomen. Signicat en Onfido zijn specialisten in het beveiligd verwerken van identificatiegegevens. Intersolve maakt gebruik van hun diensten, net zoals veel andere financiële instellingen in Europa.
Onfido
Onfido is een technologiebedrijf dat gespecialiseerd is in digitaleidentiteitsverificatie. Het platform helpt organisaties om de identiteit van klanten te verifiëren, vooral in sectoren waar KYC (Know Your Customer) en AML(Anti-Money Laundering) verplichtingen gelden. Wij maken gebruik van Onfido omdat deze de privacy en regelgeving zoals GDPR naleeft. Uw kopie van uw identiteitsbewijs wordt via een beveiligde verbinding met ons gedeeld ten behoeve van de verplichte identificatie en verificatie.
Signicat
Signicat is een Europees bedrijf dat zich richt op digitale identiteits- enauthenticatieoplossingen. Het helpt organisaties om klanten veilig te identificeren, inloggen mogelijk te maken en digitale transacties te ondertekenen, allemaal in lijn met regelgeving zoals eIDAS, AML/KYC en PSD2. Signicat zorgt er onder andere voor dat u zich eenvoudig en veilig kunt identificeren via vertrouwde kanalen.
Indien het aanleveren van uw identiteitsbewijs via Onfido en Signicat niet mogelijk is, kunnen wij u een alternatieve en veilige oplossing aanbieden via Tresorit.
Tresorit
Tresorit is een platform dat een versleutelde omgeving biedt voor het delen van privacygevoelige documenten zoals uw identiteitsbewijs. Dit gebeurt doormiddel van end-to-end encryptie en alleen de partijen die u zelf machtigt kunnen deze documenten openen. Het platform is ontworpen om te voldoen aan strenge privacy- en beveiligingsnormen waaronder GDPR en ISO 27001, en biedt volledige controle over encryptiesleutels.
Nee, Intersolve blijft jouw gegevens, die je verstrekt hebt als onderdeel van de KYC procedure, zelf beheren met als enig doel om te voldoen aan de eisen in de Wft en Wwft.
Nee, er zijn geen kosten aan verbonden voor jouw als uitgever of acceptant van de cadeaukaart.
Intersolve is er voor al uw vragen.
Vragen met betrekking tot KYC:
Voor de meeste vragen kunt u terecht bij onze collega`s van Customer Support en in enkele gevallen kunt u terecht bij onze collega`s van de afdeling KYC.
Afdeling Customer Support is er onder andere voor:
- vragen omtrent uw account in Connect
- het toekennen van een e-mailadres voor uw accounts / ondernemingen
Via de knop Contact Support in Connect kunt u contact opnemen met onze Customer Support afdeling. Heeft u problemen met inloggen stuur dan een email naar support@intersolve.com.
Wanneer uw vraag een gewijzigde of nieuwe inschrijving in het handelsregister betreft (wijziging/nieuw KvK nummer), neem dan contact op met de Cadeaukaarthouder. Uw administratieve gegevens dienen dan eerst te worden gewijzigd.
Afdeling KYC is beschikbaar voor vragen over de reeds gestarte screening bij Intersolve zoals:
- vragen over de screening
- vragen over het aanleveren van ontbrekende documentatie/informatie voor de screening
- vragen omtrent een niet werkende link ten behoeve van de identificatie/verificatie van de natuurlijk persoon.
De afdeling KYC is per e-mail bereikbaar via KYC@intersolve.com.
Intersolve dient er zeker van te zijn dat elke belanghebbende daadwerkelijk bij de onderneming hoort. We vragen om het uploaden van een geldig identiteitsbewijs, zoals paspoort of Europese ID-kaart, van elke belanghebbende en controleren deze vervolgens.
Wij zullen je herinneringen sturen om te voorkomen dat gegevens niet tijdig aangeleverd worden. Maar als we geen volledige gegevens ontvangen dan mogen we uiteindelijk onze dienst niet meer voorzetten.
Een persoon kan op basis van meerdere factoren worden aangemerkt als uiteindelijk belanghebbende/ultimate beneficial owner (hierna: UBO). Denk hierbij bijvoorbeeld aan aandeelhouderschap, stemrecht, economisch belang en/of feitelijke zeggenschap. In het algemeen geldt dat een UBO een natuurlijk persoon is die:
- Voor meer dan 25% eigenaar is van de organisatie
- Meer dan 25% stemrecht heeft in de organisatie
- Feitelijke zeggenschap heeft in de organisatie
Pseudo-UBO
Uit de wet volgt dat instellingen kunnen volstaan met het aanmerken van het hoger leidinggevend personeel als UBO indien men geen UBO op basis van bovenstaande factoren kan bepalen. Deze terugval optie, ook bekend als de ‘pseudo-UBO’, kan enkel worden ingezet indien:
(a) alle mogelijke maatregelen vaninstelling zijn uitgeput,
(b) er geen gronden voor verdenking bestaanen
(c) het onderzoek niet geresulteerd heeft in het vaststellen van de daadwerkelijke UBO(’s) of een instelling eraan twijfelt of de aangemerkte natuurlijke persoon een daadwerkelijke UBO is.
Het hoger leidinggevend personeel welke kan worden aangemerkt als pseudo-UBO kan bestaan uit:
a. personen die het dagelijks beleid van een instelling bepalen (statutaire bestuurders / bestuurders); of
b. personen werkzaam onder verantwoordelijkheid van een instelling, die een leidinggevende functie vervullen direct onder het echelon van de dagelijks beleidsbepalers en die verantwoordelijk zijn voor natuurlijke personen wier werkzaamheden van invloed zijn op de blootstelling van een instelling aan de risico’s op witwassen en het financieren van terrorisme.
Om het KYC proces zo eenvoudig mogelijk te maken, hebben we ons platform gekoppeld aan de databases van KvK en Graydon. Uit die databases lezen wij de bestuurders, eigenaren en belanghebbenden in, zodat je die alleen hoeft te controleren op juistheid.
We gaan uit van één tot vier weken. Het verwerken hangt af van het type organisatie en de complexiteit van de bedrijfsstructuur. Veel informatie is geautomatiseerd, maar vanuit de regelgeving dient een medewerker van Intersolve uiteindelijk de registratie handmatig te bevestigen. Een eenmanszaak zal veel sneller gescreend zijn dan een complexe organisatie met meerdere holdings.
Wie zijn de eigenaren en andere belanghebbenden van de onderneming? Welke producten of diensten worden geleverd? Wat is het (verwachte) volume aan verkochte of geaccepteerde cadeaukaarten/betaalmiddelen? Behoort de bankrekening daadwerkelijk bij de onderneming?
In de wet- en regelgeving ligt vast dat een financiële instelling haar eigen KYC procedure dient te implementeren, zelf de klantinformatie dient vast te leggen en zelf te controleren. Hierdoor is het dus helaas niet mogelijk om gebruik te maken van de KYC procedure die door jouw bank is uitgevoerd, anders hadden we dat zeker wel gedaan.
KYC bestaat uit een set van procedures die financiële instellingen, waaronder Intersolve, geacht wordt te implementeren om het misbruik van het financiële stelsel te voorkomen.